برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

در این مقاله به زبان ساده برای علاقه مندان توضیح خواهیم داد که برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟ عبارت برنامه ریزی و کنترل پروژه از دو بخش تشکیل شده است. بخش اول: برنامه ریزی پروژه و بخش دوم: کنترل پروژه

برنامه ریزی ( Planning )

همه ما با این واژه آشنا هستیم. میدانیم پیش نیاز موفقیت در انجام یک کار، یک پروژه یا یک آزمون، برنامه ریزی دقیق است. مثلاً برای موفقیت تیم های ورزشی در مسابقات المپیک یا جام جهانی، موفقیت در آزمون ورودی دانشگاه،موفقیت در ساخت و فروش محصول جدید و یا اتمام یک پروژه در زمان و با بودجه و کیفیت تعیین شده و … لازم است برنامه ریزی دقیق و اصولی انجام گیرد.

در راهنمای مدیریت پروژه PMBOK ،تعداد فرآیندهای برنامه ریزی شامل 24 فرآیند است که می‌توان گفت تقریباً نیمی از مجموع 49 فرآیند مدیریت پروژه به گروه فرآیندی برنامه ریزی اختصاص دارد.

تعریف برنامه ریزی

برنامه ریزی، فرآیند هدف گذاری و ارایه روشها یا تعیین مسیرهایی برای رسیدن به اهداف تعیین شده است. برنامه ریزی عبارت است از یک سلسله عملیات منظم، سیستماتیک و مرتبط با یکدیگر که به منظور دستیابی به یکسری اهداف معین و مشخص توسط یک نهاد، سازمان و یا دولت برای یک مدت معین انجام می‌گیرد.

دلایل و اهداف برنامه ریزی

مدیران به چند دلیل باید به برنامه ریزی بپردازند:

1. برای افزایش راندمان، کارایی، اثربخشی و بهره وری در سازمان
2. استفاده حداکثری از امکانات و فرصتهای آینده و
3. برای شناسایی و رفع تهدیدات محیطی
4. تعیین مسیر
5. کاهش اثر تغییرات
6. به حداقل رساندن ضایعات و اضافات

انتقادات وارد بر برنامه ریزی

پروفسور دمینگ که پدر کیفیت در دنیای امروز شناخته شده است، با برنامه ریزی رسمی میانه خوبی ندارد و مهمترین دلیل آن را محدود ساختن ابداعات، خلاقیتها و ابتکارات می داند. به عبارتی دمینگ این نگرانی را دارد که رسیدن به برنامه به هرقیمتی ممکن است باعث زیر پا نهادن اصل کار و خلق محصول با کیفیت شده و مانع خلاقیت کارکنان گردد و انعطاف ناپذیری به وجود آورد. نگرانی دیگر هم احتمال فراتر از واقعیات و حقایق بودن برنامه ریزی است. برای رفع این دغدغه لازم است کار برنامه ریزی توسط افراد با تجربه و خبره با در نظر گرفتن تمامی شرایط و با انعطاف بالا انجام شود.

انواع برنامه ریزی

برنامه ریزی را می‌توان از جهات مختلف به صورت زیر دسته بندی کرد.

انواع برنامه‌ریزی از لحاظ مدت زمان

از لحاظ مدت زمان برنامه ریزی به سه دسته تقسیم می شود: برنامه ریزی بلندمدت، برنامه ریزی میان مدت و برنامه ریزی کوتاه مدت.

برنامه ریزی بلندمدت معمولاً برنامه‌های فراتر از ۵ سال را شامل می‌شود، در حالیکه برنامه ریزی کوتاه مدت عموماً کمتر از ۵ سال می‌باشد.تفاوت برنامه های کوتاه مدت و بلند مدت، طول مدت تعهدات آتی و درجه متغیر بودن چهره سازمان را نشان می‌دهد.

انواع برنامه ریزی از لحاظ وسعت 

• برنامه ریزی عملیاتی (اجرایی): این برنامه جزییات دستیابی به اهداف کلی را بیان می‌کنند.
• برنامه ریزی استراتژیک : برنامه هایی هستند که برای کل سازمان طراحی می شوند، اهداف کلی را ترسیم می‌کنند و به دنبال تعیین وضعیت سازمان در محیط می‌باشند.

انواع برنامه ریزی از لحاظ عمق

• برنامه ریزی کلان: این برنامه سیاست‌های کلی را مشخص و تمرکز ایجاد می‌کنند.
• برنامه ریزی واسط: همانگونه که از اسمش پیداست، حد واسط برنامه‌ریزی کلان و تفصیلی است.
• برنامه ریزی تفصیلی: در این برنامه اهداف به وضوح تعریف شده‌اند و هیچگونه ابهام و مشکلی برای درک صحیح آنها وجود ندارد.

سیستم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه چیست؟

پس از تعریف مشخصات پروژه، چگونگی تحقق اهداف و خواسته ها باید مشخص شود که این وظیفه برنامه ریزی است. برای یک برنامه ریزی جامع و قوی مراحل زیر باید انجام پذیرد:

1. توصیف و دستورالعمل انجام کار ( تهیه شرح کار، تهیه ساختار شکست کار )
2. زمانبندی ( رسم شبکه، تخمین زمان، زمانبندی )
3. تخصیص منابع
4. بودجه

پارامترهای برنامه ریزی پروژه

اطلاعاتی که برای انجام برنامه ریزی پروژه به آنها نیاز است. و به دو دسته تقسیم می شوند:

• پارامترهای پروژه : اطلاعاتی که برای کل پروژه و بدون توجه به هر فعالیت باید تعیین شوند.

شامل: تاریخ شروع پروژه، تاریخ پایان پروژه، تقویم کاری پروژه، منابع در اختیار، تقویم کاری منابع

• پارامترهای فعالیت ها : پس از به دست آمدن لیست فعالیت ها و به منظور برنامه ریزی انجام آنها، برای هریک از آنها اطلاعاتی بدین شرح تعیین می شود:

مدت زمان انجام فعالیت، هزینه انجام فعالیت، رابطه بین فعالیت مورد نظر با سایر فعالیت ها، منابع مورد نیاز برای انجام فعالیت، محدودیت زمانی

فازهای برنامه ریزی

برنامه ریزی پروژه در 6 فاز انجام می پذیرد:

کنترل پروژه

جمله ای هست که میگه: اعتماد خوبه ولی کنترل بهتره!

در واقع نمی‌توان انتظار داشت کارها در مرحله اجرا، همانگونه که برنامه‌ریزی کردیم، پیش برود. هر روز می‌بایست پروژه را نظارت و کنترل نمود که آیا پروژه مطابق برنامه ریزی انجام شده پیش می‌رودیا اینکه از برنامه انحراف دارد. دلایل انحراف کدام است و چگونه می توان این انحراف را جبران نمود؟ کنترل پروژه بیشتر در سه حوزه زمان، هزینه، محدوده انجام میشود

• کنترل زمان :

مهمترین ابزار این حوزه برنامه زمانبندی پروژه است. بعد از بهنگام نمودن برنامه زمانبندی که معمولاْ در نرم افزارهای MSP یا P6 تهیه می شود، می‌توان میزان تاخیرات و یا انحرافات نسبت به برنامه مبنا ( Baseline ) را استخراج نمود و سپس فعالیت به فعالیت دلایل آن را ثبت و بررسی نمود.در این حالت با تغییر مسیر بحرانی پروژه ( Critical Path ) نسبت به راهکارهای جبران تاخیرات یا تهیه برنامه جبرانی اقدام نمود.

• کنترل هزینه :

معمولاً برای مدیران پروژه حساسیت نسبت به عملکرد پول و هزینه‌کرد و درآمد بیشتر از زمان و تاخیرات است. در ابتدای پروژه بودجه‌بندی پروژه تهیه می‌شود و نمودارهای جریان نقدینگی شامل Cash in ( ورودی‌های نقدی پروژه ) و Cash out ( خروجیهای نقدی پروژه )، ترسیم و ارایه می‌گردد.بعد از شروع پروژه در دوره‌های کنترلی مشخص، وضعیت درآمد و هزینه پروژه بررسی و با کمک شاخص‌های مدیریت ارزش کسب شده ( EVM )، وضعیت بودجه‌ای پروژه و سودده یا ضررده بودن آن تا تاریخ به روزرسانی بررسی و کنترل می‌گردد.

•  کنترل محدوده ( Scope ) :

می‌بایست صرفا کارهای مورد انتظار و توافق شده با کارفرما انجام شود.در صورتیکه مواردی خارج از قرارداد به پیمانکار ابلاغ گردد (مثلاً فراتر از ۲۵٪ افزایش یا کاهش مقادیر) ، نحوه و شرایط انجام و نیز ردیف قراردادی آن مشخص گردد؛ سپس پیمانکار اقدام به انجام آن کار یا فعالیت نماید.

دستورالعمل برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

هدف از برنامه ریزی و کنترل پروژه تعیین روشهای برنامه ریزی ، کنترل پیشرفت و تنظیم گزارشات به منظور تحلیل روند اجرای طرح در مراحل مختلف مهندسی، تدارکات و اجرا می‌باشد. با برنامه ریزی امکان انجام فعالیت‌های یک پروژه با کیفیت مورد انتظار در زمان قراردادی فراهم می‌آید و با اختصاص ارزش وزنی به صورت احجام و مقادیر کار و تخصیص منابع برای انجام فعالیتها در یک مقیاس زمانی، پیشرفت پروژه برمبنای پیشرفت فیزیکی و منابع در دسترس، مورد سنجش قرار می‌گیرد. کنترل روند پیشرفت پروژه منجر به تجزیه و تحلیل وضع موجود و مقایسه آن با برنامه و تصمیم‌گیری در مورد کارهایی است که سبب اجرای پروژه در زمان قراردادی با بهینه‌ترین حالت بکارگیری منابع خواهد شد.

ساختار شکست کار

ساختار شکست کار ( Work Breakdown Structure – WBS ) روش سیستماتیک تجزیه کار و تشریح هر یک از اجزای پروژه است که می‌بایست پایه و اساس برنامه زمانبندی ، کنترل پیشرفت کار و گزارشات قرار گیرد. سطوح شکست پروژه با سطوح قابل کنترل معین می شود. به عبارت دیگر شکست فعالیتها در پروژه تا آنجایی انجام می‌گیرد که امکان کنترل با کمترین خطا در مورد آن امکان پذیر باشد. فعالیتها در سطوح مختلف باید به گونه ای انتخاب شوند که در هر سطح، خاصیت جمع پذیری داشته باشند. مثلاً A=A1+A2+A3 و همچنین مجموع وزنهای داده شده به فعالیتها در هر سطح برابر با صد شود.

اوزان نسبی فعالیت ها

هر یک از فعالیت ها دارای وزن نسبی نسبت به کل پروژه می باشند. مجموع اوزان نسبی در هر سطح برابر 100 می باشد. چنانچه در قرارداد پیمانکار درصدهای وزنی برای فعالیتهای سطوح مختلف پیش بینی شده باشد، می بایست رعایت گردد. در غیر اینصورت پیمانکار بر حسب نیروی انسانی و منابع مصرفی و ضرایب مربوطه و عرف طرح های مشابه، اوزانی را محاسبه و بصورت پیشنهاد جهت بررسی به مشاور کارفرما ارائه می نماید.
مشاور کارفرما پس از بررسی و اعلام نظر و اعمال اصلاحات به تایید نهایی کارفرما می‌رساند.

برنامه ریزی Planning

هدف از برنامه ریزی در پاسخ به سوال ” برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست ؟ ” عبارت است از تصمیم گیری در مورد آنچه که می‌بایست انجام پذیرد.در این مرحله اطلاعات پروژه جمع آوری و طی بررسی و برگزاری جلسات مدیریتی و کارشناسی نهایی شده و جهت تهیه برنامه زمانبندی بکار خواهد رفت.

زمان بندی Scheduling

زمانبندی، تخصیص احجام مورد نیاز جهت انجام فعالیتها در یک مقیاس زمانی است.پس از تعریف WBS و با توجه به Milestones قراردادی و برنامه ضمیمه قرارداد، برنامه اولیه توسط پیمانکار تنظیم و پس از تصویب اقدام به تهیه برنامه زمانبندی تفصیلی تا آخرین سطح می‌گردد. پس از تصویب برنامه زمانبندی تفصیلی و قبل از اعمال هرگونه پیشرفت واقعی، نسخه برنامه زمانبندی مبنا یا Baseline برداشت و جهت مقایسه عملکرد واقعی نسبت به برنامه ذخیره می‌شود.
چنانچه در زمان اجرای پروژه تغییرات حادث شده در پروژه به گونه ای باشد که اعتبار برنامه اولیه را ساقط نماید، در برنامه اولیه تجدید نظر خواهد شد. همچنین در صورت بروز تاخیر، برنامه جبرانی ماهیانه با توجه به جبهه‌های کاری موجود تنظیم می‌گردد.

اندازه گیری پیشرفت کار

بر اساس برنامه زمانبندی، اوزان نسبی فعالیت های سطوح مختلف و Work Step مصوب و توافق شده، پیمانکار اقدام به تهیه منحنی تجمعی (S.Curve) پیشرفت طبق برنامه در سطوح مختلف و کل پروژه می نماید. بر اساس اوزان نسبی فعالیت ها و احجام کار انجام شده، پیشرفت واقعی در سطوح مختلف محاسبه می گردد.

گزارشات

نتایج اقدامات انجام شده در مراحل مختلف برنامه ریزی و کنترل پروژه، بخصوص در قسمت نظارت و به روزآوری بصورت گزارشات متنوع در مقاطع زمانی مشخص اعم از روزانه، هفتگی و ماهیانه ارائه می‌شود. این گزارشات بصورت بازخور (Feed Back)  مجددا به سیستم بازگشته و عمل به روزآوری و پیگیری روند پیشرفت (Tracking & Updating) روی فعالیت ها انجام می‌پذیرد و نتایج مجدداً به صورت گزارشات بازگشت داده شده و این عمل تا انتهای پروژه بصورت چرخه ادامه پیدا می‌کند. جزییات این گزارشات می‌تواند بر اساس اهداف مختلف پروژه و سطوح مختلف مدیریت متفاوت بوده و شامل برخی موارد ذیل یا تمامی موارد ذیل و نه محدود به آنها باشد.
–  خلاصه ای از خدمات انجام یافته در دوره مورد گزارش شامل اهم خدمات مهندسی،خدمات کالا و سرویسهای مربوطه و اجرا
– جداول پیشرفت دسته بندی های مختلف فعالیت های پروژه
– منحنی پیشرفت واقعی در برابر پیشرفت برنامه ریزی شده (S-Curve)
–  فعالیت های تاخیر کرده نسبت به برنامه و ذکر علل وقوع و راه‌حلهای پیشنهادی
–  شرح مشکلات و تنگناهای موجود و ارائه پیشنهادات راهبردی
– فعالیتهای بحرانی و فعالیت های نزدیک به بحرانی
– فعالیتهای برنامه‌ریزی شده در دوره زمانی مشخص شده آتی
–  برنامه زمانبندی به‌روز شده
–  آمار ماشین‌آلات
– آمار نیروی انسانی مستقیم و غیر مستقیم
– آخرین وضعیت کالای پروژه با توجه به مراحل مختلف سفارش تا حمل و تحویل در محل
–  وضعیت مدارک مهندسی
–  وضعیت جوی، دما و رطوبت هوا
– تصاویر مراحل اجرایی کار