MDR چیست و چه کاربردی دارد؟
هماهنگی، دسترسی سریع و قابل اعتماد به اطلاعات و اسناد مربوط به پروژه، عاملی اساسی در موفقیت آن است. در این مقاله، ما با یک ابزار مهم در مدیریت اسناد پروژه به نام "Master Document Register" آشنا خواهیم شد. این ابزار یک سیستم مهم و جامع برای ثبت و مدیریت اسناد پروژه است که به تیم‌های پروژه کمک می‌کند از اسناد به درستی استفاده کنند و به روزرسانی‌ها و تغییرات در اسناد پروژه را پیگیری کنند.
تعریف Master Document Register
Master Document Register یا به اختصار MDR به معنای "فهرست اصلی اسناد" است و به یک سیستم مدیریت اسناد اشاره دارد که در آن تمامی اسناد مهم مرتبط با یک پروژه به صورت سازمان‌یافته در یک جدول یا فهرست ثبت و نگهداری می‌شوند.
MDR به عنوان یک ابزار مدیریتی استفاده می‌شود تا بهبودی در سازماندهی، پیگیری و دسترسی به اسناد فراهم کند.
با توجه به اینکه اقلام قابل تحویل در فاز مهندسی پروژه، از جنس نقشه‌ها و برگه‌های مشخصات فنی و … می‌باشد، به منظور کنترل و پایش آنها از MDR استفاده می‌شود.
MDR (Master Document Register) یا MDL (Master Document List) شامل لیستی از کلیه مدارک مهندسی است که توسط پیمانکار بخش مهندسی پروژه (Engineering) تهیه و یا طراحی شده و جهت اخذ تایید برای کارفرما یا مشاور کارفرما ارسال می‌گردد.
هم‌چنین برای اینکه فازهای خرید و اجرای پروژه به درستی انجام شود، لازم است مدارک مهندسی پروژه تهیه شده و مدارک خرید به واحد تدارکات یا بازرگانی و مدارک اجرایی به واحد اجرا و سایت ارایه گردد.
به عبارت دیگر MDR لیست کلیه مدارک مهندسی پروژه است که کارفرما (مشاورMC- ) و پیمانکار طراحی بر سر تهیه مدارک اشاره شده در این لیست به توافق می‌رسند. این MDR ، یک بانک اطلاعاتی جامع از تمامی مدارک مهندسی پروژه می‌باشد که معمولاً در نرم افزارهای Excel, Access و … تهیه می‌شود.
نحوه عملکرد MDR
عملکرد MDR به این صورت است که برای هر سند یک رکورد ایجاد می‌کند که شامل جزئیاتی مانند نام سند، شماره نسخه، تاریخ ایجاد، توضیحات و مسئول مربوطه است. این رکوردها به صورت متوالی قرار می‌گیرند و می‌توان به راحتی به هر سند با استفاده از اطلاعات مربوطه در MDR دسترسی پیدا کرد.
عناصر MDR
در MDR معمولاً فیلدهای زیر وجود دارد:
-
شماره ردیف
تعداد مدارک موجود در MDR را مشخص می‌نماید.
-
شماره‌گذاری سیستماتیک (کدینگ) مدرک
MDR باید شامل یک سیستم شماره‌گذاری سیستماتیک باشد که به هر سند یک شماره منحصر به فرد اختصاص داده می‌شود. این شماره‌گذاری برای شناسایی سریع و دقیق اسناد بسیار مفید است. نحوه کد گذاری مطابق دستورالعمل کدگذاری مدارک که توسط کارفرما یا مشاور ابلاغ می‌گردد، انجام می‌شود. در برخی پروژه‌ها ممکن است همزمان دو کد (کد کارفرمایی و کد پیمانکاری) برای هر نقشه در نظر گرفته شود.
-
Document Title
نام یا عنوان مدرک که دقیقاً همین عنوان روی نقشه‌ها و مدارک درج می‌گردد.
-
Discipline
دیسیپلین واحد مهندسی تهیه کننده مدرک (برق، مکانیک، ابزاردقیق، پروسس، سازه یا …)
-
Area Code
کد محدوده ای که نقشه یا مدرک برای آن تهیه شده.
-
Unit Number
در پروژههای صنعتی یا پروژههای بزرگ معمولاً پروژه به بخش‌های کوچکتر مانند Unit تقسیم بندی می‌گردد. در MDR هم کد یا شماره Unit مورد نظر نقشه نیز آورده می‌شود
-
Class
هر مدرکی در MDR دارای Class هست که معمولاً عددی بین 1 تا 3 می‌باشد.
-
Planned First Issue Date
تاریخ برنامه‌ای تولید مدارک که از برنامه زمانبندی بخش مهندسی پروژه به دست می‌آید.
-
درج لینک‌ها و ارجاعات
MDR باید قابلیت درج لینک‌ها و ارجاعات به سند‌های مرتبط را داشته باشد. این امکان به تیم‌های پروژه کمک می‌کند تا به راحتی به سند‌های مرتبط دسترسی پیدا کنند و به اطلاعات بیشتری درباره موضوع مورد نظر دست یابند.
مزایای استفاده از MDR
مزایا و کاربردهای MDR در محیط‌ها و پروژههای مختلف عبارتند از :
- سازماندهی اسناد: MDR به شما کمک می‌کند تا اسناد را به صورت سازمان‌یافته مدیریت کنید. با داشتن یک فهرست کامل از تمام اسناد مرتبط با پروژه یا سازمان، می‌توانید به راحتی به اسناد مورد نیاز دسترسی پیدا کنید.
- پیگیری نسخه‌ها: با استفاده از MDR، می‌توانید تاریخچه نسخه‌های مختلف هر سند را پیگیری کنید. این امر به شما کمک می‌کند تا همیشه از آخرین نسخه اسناد استفاده کنید و از اشتباهاتی مانند استفاده از نسخه‌های قدیمی دوری کنید.
- مدیریت دسترسی: MDR به شما این امکان را می‌دهد تا دسترسی افراد مختلف به اسناد را مدیریت کنید. شما می‌توانید محدودیت‌ها و سطوح دسترسی را تعیین کنید تا افراد فقط به اسناد لازم دسترسی داشته باشند.
- ارجاع: MDR به شما امکان می‌دهد به راحتی به سند مورد نظر ارجاع دهید و به دیگران اعلام کنید که سندی در دسترس قرار دارد. این قابلیت به تسهیل همکاری و ارتباط بین اعضای تیم کمک می‌کند.
- پیگیری تغییرات و به‌روزرسانی‌ها: با استفاده از MDR، می‌توانید تغییرات سند‌ها را پیگیری کنید و به‌روزرسانی‌ها را به صورت مداوم اعمال کنید. این موضوع باعث می‌شود همیشه از آخرین ویرایش‌ها و تغییرات در اسناد آگاه باشید.
MDR به عنوان یک ابزار مدیریتی قدرتمند به شما کمک می‌کند تا اسناد پروژه را به صورت مرتب و سازمان‌یافته مدیریت کنید، به راحتی به اسناد دسترسی پیدا کنید و پیگیری تغییرات و به‌روزرسانی‌ها را انجام دهید.
ویژگی‌های یک MDR کارآمد
بانک اطلاعاتی MDR باید به گونه ای باشد که علاوه بر امکان فیلتر و یا جستجوی مدارک بر اساس شماره مدرک و یا نام مدرک، بتوان سوابق، تعداد رفت و برگشت مدارک و نیز آخرین وضعیت مدارک را در آن مشاهده کرد.
نکته دیگر آنکه MDR در پروژه مانند موجودی زنده همواره در حال تکمیل، تغییر یا به‌روزرسانی است. دلیل آن به ویژگی Progressive Elaboration پروژه بر می‌گردد که هرچه از زمان پروژه سپری می‌شود، دانسته‌های پروژه بیشتر و ابهامات آن کمتر می‌گردد. بنابراین این لیست نیز همواره به روز می‌گردد
مزایای استفاده از MDR در پروژههای کوچک
-
1. سازماندهی بهتر
حتی در پروژههای کوچک، ممکن است به اسناد مختلفی مانند قراردادها، نقشه‌ها، گزارش‌ها و غیره نیاز داشته باشید. استفاده از MDR به شما کمک می‌کند تا این اسناد را به صورت سازمان‌یافته ثبت کنید و به راحتی به آنها دسترسی پیدا کنید.
-
2. جلوگیری از اشتباهات
اشتباهات در مدیریت اسناد در هر پروژه‌ای می‌تواند پیامدهای جدی داشته باشند. استفاده از MDR باعث کاهش احتمال ایجاد اشتباهات مانند استفاده از نسخه‌های قدیمی اسناد، از دست دادن اسناد، یا عدم به‌روزرسانی مناسب می‌شود.
-
3. هماهنگی بین تیم
هماهنگی بین اعضای تیم پروژه از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. با استفاده از MDR، همه اعضا می‌توانند به سادگی به اسناد مرتبط دسترسی پیدا کنند و از نسخه‌های درست و به‌روز استفاده کنند. این موضوع باعث کاهش احتمال تداخل‌ها و ابهامات در پروژه می‌شود.
-
4. پیگیری تغییرات و به‌روزرسانی‌ها
در پروژههای کوچک نیز، ممکن است تغییرات در اسناد رخ دهد. با استفاده از MDR، می‌توانید تغییرات را پیگیری کنید و همیشه از آخرین نسخه‌ها استفاده کنید. این امر باعث بهبود دقت و صحت اطلاعات پروژه می‌شود.
-
5. بزرگنمایی آینده
یک پروژه کوچک امروز ممکن است در آینده تبدیل به یک پروژه بزرگ‌تر شود. با استفاده از MDR در ابتدای پروژه، شما از ابتدا یک سیستم مدیریت اسناد قوی و قابل توسعه راه‌اندازی می‌کنید که در صورت رشد و توسعه پروژه، به شما کمک خواهد کرد.
نتیجه‌گیری :
MDR یک ابزار بسیار مهم در مدیریت اسناد پروژه است که به تیم‌های پروژه کمک می‌کند تا اسناد را به درستی ثبت و مدیریت کنند. با استفاده از این ابزار، دسترسی به اسناد مرتبط سریعتر می‌شود، تغییرات و به‌روزرسانی‌ها پیگیری می‌شود و خطاها و تداخل‌ها کاهش می‌یابد. استفاده از MDR در پروژههای بزرگ و پیچیده از اهمیت بسیاری برخوردار است و بهبود عملکرد تیم‌ها و موفقیت پروژه را تضمین می‌کند.
7 نظر در “MDR چیست و چه کاربردی دارد؟”
عاااالی بود ممنونم
واضح و کامل بود .دست شما درد نکنه
استاد امینی عزیز بسیار زیبا مثل همیشهتوضیح دادید
متشکر از به اشتراک گذاری اطلاعات مفید و موثر
توضیحات جامع و شفاف بود از کلیت MDR
سپاس بیکران
با سلام و سپاس بیکران
آیا فایل اکسس آماده در اینترنت موجود هست؟
بسیار عالی بود . ولی برای بهتر شدن این توضیحات پیشنهاد میکنم از لیست های مختلف در دیسپلین های مختلف بعنوان نمونه های استفاده شود فکر می کنم . می تواند کمک بیشتری به مفاهیم داشته باشد